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第三章 档案管理制度

2013年12月30日 01:04 管理员 点击:[]

为了进一步完善和规范学生会档案的管理方法,为学生会工作提供咨询和参考,保障决策科学化,给今后的工作提供必要依据和经验教训;为了加强对团委、学生会以及各大院系相关档案的管理工作,有效的保护和利用档案及相关材料,提高工作效率,特制定如下制度:

(1)本文所指档案是我校各项学生工作中直接形成的有保存和利用价值的各种材料,其形式分为纸质档案和电子档案,其内容包括会议记录、人事材料、工作制度、管理制度、外来函件,各种出版物及印成品、活动照片及底片、活动策划书、活动经费预算表、日常评议、奖惩情况、工作计划、工作总结等。

(2)人事材料、工作制度的制作是以一个任期为单位,由人力了资源部为所有学生成员建立档案。工作计划及工作总结的建立制度是以一学期为单位其中人事材料将记录每个干部签到、值日、会议出勤等情况,并以此作为各类考核、评优的重要依据,而工作计划和工作总结则是每学期工作伊始由各部门向主席团呈交,做出本部门在未来一学期以内的各项工作设想。在举办大型活动前,做出可行性的报告,活动后,需做出详细的书面总结和财务报表,交由办公室集中保存。

 (3)电子档案的保存应重视复制前的杀毒工作。同时工作人员在复制过程中要注意分门别类存放和复制之后的内容校验。(详见《学生会办公电脑管理制度》)

学生会集体获得的奖品、纪念品以及报刊文献等交由办公室集中保存。

各级学生会干部和干事都有做好档案工作的责任,有保护档案的义务,有按规定查阅、利用档案的权利。

(4)档案管理工作由学生会办公室统筹管理,职责包括:

监督指导各部门档案立卷、归档工作。

派专职人员负责档案工作,专职人员对各种门类、载体档案的收集、鉴定、整理、保管、利用等。

(5)学生会办公室应编制基本档案检索工具,包括立卷说明、案卷目录、卷内目录等,分门别类,以便查阅。

(6)办公室对各种材料要按时整理,保证档案完整、无损、条理、如有遗失,追究相关责任人。

(7)查阅文件后应及时放回原位,若有遗失或损坏,将追究其当事人责任。

(8)学生会换届后,在办公室统一协调下,办公室同学应向下一任责任人说明档案的详细结构和内容,切实保证其连续性。

(9)其他情况由办公室向主席团请示后作相应处理。

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